Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Horten Biljardklubb for å sikre god økonomistyring. Regnskapsførere, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til Horten Biljardklubb fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.

Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

Horten Biljardklubb skal bruke og forvalte Horten Biljardklubbs midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte
Horten Biljardklubb skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering
Horten Biljardklubb skal ha en forsvarlig økonomistyring

Lover og bestemmelser

Horten Biljardklubb er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. Horten Biljardklubb er også pliktig til å følge andre norske lover og regler.

Sentrale lover er

NIFs lov
Horten Biljardklubbs egen lov
Merverdiavgiftsloven
Arbeidsgiveravgiftsloven
Skattebetalerloven

BUDSJETT

Horten Biljardklubb utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp for økonomien mellom styremøtene.

Horten Biljardklubb utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på Horten Biljardklubbs årsmøte og følges opp av styret gjennom året. Horten Biljardklubb bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle Horten Biljardklubbs grupper benytter de samme kontoklassene. Budsjett for de enkelte grupper skal alltid godkjennes av hovedstyret.

For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for Horten Biljardklubb og på gruppenivå.

Følgende punkter er viktige ved budsjettering i Horten Biljardklubb:

Inntekter:

Avtaler,
Sponsorkontrakter
Fjorårsregnskapet (årets) inntekt
«Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter.

Kostnader:

Fjorårets (årets) kostnader
Planlagte aktiviteter for kommende år
Kontrakter (for eksempel husleie)

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd.

Ved usikkerhet bruker Horten Biljardklubb det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.

REGNSKAP

Horten Biljardklubb er regnskapspliktig og følger Lovnorm for idrettslag §11

Fullmakter i Horten Biljardklubb

Hovedstyret i Horten Biljardklubb har delegert myndighet til enkelte personer i Horten Biljardklubb. En oversikt over denne fullmaktsfordelingen finnes i Horten Biljardklubbs fullmaktsmatrise.

En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle i Horten Biljardklubbs finnes i de ulike rollebeskrivelsene.

Fullmaktsmatrise og rollebeskrivelse for styreleder og kasserer ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Regnskapssystem og fakturasystem

Horten Biljardklubb bruker følgende regnskapssystem: Tripletex

_________________________________

Regnskapsbilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer, men senest innen fastsatt frist i årshjulet. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring.

Internregnskap for lag/grupper

Styreleder/økonomiansvarlig bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og lagsnivå. Det utarbeides et internregnskap for respektive grupper og lag hvert kvartal.

Når lag-/gruppeleder mottar lagets/gruppens internregnskap regnskap kontrolleres dette mot lagets/gruppens budsjett. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) tar lag-/gruppeleder kontakt med administrasjonen, økonomiansvarlig eller lag/gruppekasserer.

Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

Horten Biljardklubb avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov).

Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som skal stå i Horten Biljardklubbs balanse.

Balanseavstemming og bankavstemming ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Horten Biljardklubbs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele Horten Biljardklubb (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.

Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på Horten Biljardklubbs årsmøte i revidert versjon.

Horten Biljardklubb utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.

Årsregnskapet og årsberetning ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Pr 31.12 går Horten Biljardklubb gjennom sine regnskap for å:

Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).
Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Økonomiske misligheter

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm.

Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Horten Biljardklubb, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

INNTEKTER OG INNBETALINGER

Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent

Horten Biljardklubb innkrever medlemmene gjennom KlubbAdmin. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter avgifter foretas gjennom KlubbAdmin på bakgrunn av medlemslistene som lagsansvarlig leverer til avtalte frister.

Alle Horten Biljardklubbs medlemmer betaler en medlemskontingent på minimum kr 50. I tillegg betaler medlemmene treningsavgift. Treningsavgiften er for tiden 0 kr.

Offentlige tilskudd og kompensasjoner

Tilskuddstyper og kompensasjoner for Horten Biljardklubb er (listen er ikke uttømmende):

Mva-kompensasjon
Lokale aktivitetsmidler (LAM)
Spillemidler til utstyr
Grasrotandel
Midler fra ulike stiftelser

Kiosksalg

Ansvarlige for kiosksalget henter og leverer kontantkassen og kasseoppgjørsskjema hos økonomiansvarlig. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og det skal tas et «kasseoppgjør».

Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Ved levering teller kioskansvarlig og økonomiansvarlig opp pengene i fellesskap.

Mal til kassetellingsskjema ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Horten Biljardklubb benytter Zettle og betalingsterminal eies av klubben. Kassen skal avstemmes mot utskrift fra betalingsterminalen.

Billett-, lotteri-, parkeringsinntekter o.l.

Ved billettsalg, lotterisalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørsliste fylles ut. Salgsoppgjør skal inneholde dato for arrangement, billetter (lodd etc.) solgt fra nr. til nr., antall solgte billetter og til hvilken pris. Oppgjøret skal signeres av 2 ansvarlige personer og det skal skje på Horten Biljardklubbs oppgjørsskjema.

Mal til oppgjørsskjema billettsalg ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Salg av varer og tjenester (utgående faktura)

Ved omsetning av varer og tjenester utsteder Horten Biljardklubb en utgående faktura. Horten Biljardklubb benytter fakturaprogram nevnt i kapittel om Regnskaps- og fakturaprogram.

Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i Horten Biljardklubb eller andre som ønsker noe fakturert fra Horten Biljardklubb, fyller ut et fakturagrunnlag som overleveres økonomiansvarlig/den som har ansvaret for faktureringen.

Fakturagrunnlag ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Dugnad

Inntekter fra dugnader i regi av Horten Biljardklubb skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i Horten Biljardklubb som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.

Dersom Horten Biljardklubb har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom mva-pliktig omsetning overstiger grensebeløpet.

Merverdiavgift

Horten Biljardklubb driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:

Vanlige medlems- og startkontingenter
Billettinntekter
Inntekter fra adgang til svømmehaller, treningsstudioer, tennisbaner, golfbaner mv.
Offentlige tilskudd
Lotteriinntekter
Bingoinntekter
Gaver
Inntekter ved salg av programmer og kataloger som selges i forbindelse med arrangementer

Horten Biljardklubb driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet:

Sponsorinntekter
Salg av utstyr
Kioskvirksomhet
Serveringsvirksomhet
Salg av jakkemerker ol.
Dugnadsinnsats
Salg av varer

Dersom merverdiavgiftspliktig omsetning per år overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr 01.01.22), beregner, rapporterer og innbetaler Horten Biljardklubb merverdiavgift.

Innbetalinger

Innbetalinger som gjøres til Horten Biljardklubbs bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter eller lignende.

Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie.

KOSTNADER OG UTBETALINGER

Kjøp fra leverandører

Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av Horten Biljardklubb. Horten Biljardklubb har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig).

Inngående faktura

Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise. Alle fakturaer skal være stilet til Horten Biljardklubb. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.

Utgiftsrefusjoner

Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på Horten Biljardklubbs standard utgiftsrefusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til Horten Biljardklubbs fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres.

Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.

Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonoimhåndbok.

Varekjøp

Alle varekjøp skal godkjennes av to personer (se kapittel om Inngående faktura).

For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Horten Biljardklubb varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er Horten Biljardklubbs standardiserte varetellingslistei Zettle som skal benyttes.

Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.

Varetellingsliste ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Kjøp av utstyr og eiendeler

For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører Horten Biljardklubb utstyrs- og eiendelsoversikt.

Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er Horten Biljardklubbs standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.

Oversikten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.

Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:

Utstyrs- og eiendelsoversikt ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Utbetalinger

Alle utbetalinger skal godkjennes av minst to personer. Godkjenningen skal enten gjøres i regnskapssystemet der det er mulighet for elektronisk overføring til bank, eller i nettbanken dersom dette er eneste mulighet.

Det skal være de samme personene som har fullmakt både i regnskapssystemet og nettbank.

Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen. Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.

Per dags dato har følgende personer/roller delt signaturrett i nettbanken:

Martin Løvbakk Iversen/Kasserer
Kenneth Pedersen/Styreleder

Hovedstyret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i Horten Biljardklubb, se Horten Biljardklubbs fullmaktsmatrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP).

Horten Biljardklubb har en brukskonto, of en prosjektkonto. Alle kontoer står i Horten Biljardklubbs navn, private kontoer benyttes ikke.

Hovedstyret kan vurdere behovet for enkelte egne gruppe/lagskontoer i banken. Ingen skal benytte private kontoer. Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings-/prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på.

Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på Horten Biljardklubbs totalregnskap.

Lagkasse

Når laget trenger å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller lignende dokumentasjon. Dersom det ønskes forskudd fra lagkassen, skal den som mottar forskuddet signere på skjema for uttak fra kasse. Lagskassen inngår i Horten Biljardklubbs midler, og utbetales ikke ved opphør av lag.

Skjema for uttak fra kasse ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Eventuelle kontanter som de enkelte lagene i Horten Biljardklubb selv samler inn, skal settes inn i banken på Horten Biljardklubbs brukskonto med informasjon om hva pengene gjelder (se for eksempel kapittel om Dugnad).

I størst mulig grad unngår Horten Biljardklubb håndtering av kontanter. Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i Horten Biljardklubbs regi overføres til lagkassen og settes inn på Horten Biljardklubbs brukskonto uten ubegrunnet opphold.

LØNN OG YTELSER

Lønnssystem

Horten Biljardklubb benytter følgende lønnssystem: Pt ikke behov.

________________________________

Kontrakt/avtale

Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i Horten Biljardklubbs fullmaktsmatrise (se kapittel om REGNSKAP).

Horten Biljardklubb har standardiserte kontrakter, godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres på Horten Biljardklubbs kontor. Personer som har faste eller midlertidige ansettelsesforhold meldes inn i AA-registeret.

Mal for arbeidsavtale ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Lønnsutbetaling

Alle lønnsutbetalinger foretas fra administrasjonen/økonomiansvarlig, og alle utbetalinger disse skal være dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. . Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister. Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme.

Antall ansatte i Horten Biljardklubb overstiger ikke grensen for obligatorisk tjenestepensjon. Horten Biljardklubb har derfor ikke opprettet OTP-ordning for sine ansatte.

For hver lønnskjøring/utbetaling skal dette godkjennes i tråd med Horten Biljardklubbs fullmaktsmatrise, se kapittel om REGNSKAP.

Skjema for timelister ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Næringsdrivende eller ansatt

I de tilfellene Horten Biljardklubb benytter selvstendig næringsdrivende, gjøres det i hvert tilfelle en vurdering for å kunne definere om denne anses som næringsdrivende eller om betalingen anses som lønn fra Horten Biljardklubb. Følgende elementer vurderes: Om den som yter tjenesten

Har regelmessig flere oppdragsgivere, samtidig eller etter hverandre
Har eget kontor eller produksjonslokale
Holder egne materialer
Har egne driftsmidler, som for eksempel maskiner og egne transportmidler
Mottar avregning i fast beløp og ikke per tidsenhet
Kan stille med andre enn seg selv, for eksempel bruke egne ansatte
Skal utføre et bestemt oppdrag som ikke bare er avgrenset i tid
Har ikke krav på flere oppdrag fra oppdragsgiver
Har ikke krav på vederlag når oppdrag ikke utføres.

Dersom dette ikke er på plass defineres personen som arbeidstaker og får utbetalt ordinær lønn på linje med andre arbeidstakere i Horten Biljardklubb.

Skattefri lønnsutbetaling

Horten Biljardklubb registrerer alle lønnsutbetalinger i lønnssystemet. Utbetalinger som ikke overstiger skattefri grense (pr 01.01.22; kr 10 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt.

Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn.

All lønnen er arbeidsgiveravgiftpliktig når Horten Biljardklubb overstiger beløpsgrensene for dette (se kapittel om arbeidsgiveravgift).

Utgiftsgodtgjørelse

Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000 pr 01.01.22) til dekning av et medlems merkostnader er ikke opplysningspliktig eller skattepliktig.

Utbetalinger som overstiger grensebeløpet, er oppgavepliktig.

Horten Biljardklubb registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i lønnssystemet og innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås.

Bilgodtgjørelse

Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse inntil kr 3,50 pr kilometer (pr 01.01.22) uten at det medfører skatteplikt.

Statens satser er for øvrig kr 4,03 pr kilometer (pr 01.01.22).

Horten Biljardklubb benytter standardisert reiseregning som signeres av mottaker og attesteres i tråd med fullmaktsmatrise (se kapittel om REGNSKAP) før utbetaling.

Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute.

Skattefri sats for passasjertillegg er kr 1 pr kilometer (pr 01.01.22).

Reiseregning ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.

Arbeidsgiveravgift

Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Når Horten Biljardklubbs totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt ikke overstiger beløpsgrensene (kr 800 000 totalt eller kr 80 000 pr ansatt (grenser pr 01.01.22)), beregnes ikke arbeidsgiveravgift.

[Hvis fleridrettslag]

Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger i hver enkelt gren/gruppe/avdeling overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Hver enkelt gren/gruppe/avdeling har eget «styre» og spesifisert regnskap.

REVISJON

Horten Biljardklubb gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år. I tillegg gjør revisor en jobb i forbindelse med ulike typer pliktig rapportering.

_____________________________

KONTROLLUTVALG

Horten Biljardklubb har valgt følgende til Horten Biljardklubbs kontrollutvalg:

Leder: Børre Jul Larsen

Medlem: Ole Smaavik

Vara Tommy Jespersen

Kontrollutvalget fører tilsyn med Horten Biljardklubbs økonomi, og går gjennom perioderegnskaper samt årsregnskap.

Kontrollutvalget skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjons-leddets finansielle stilling, forvaltning og drift.

Kontrollutvalget skal, hvis omsetninger under 5 millioner, også foreta regnskapsrevisjon, med mindre organisasjonsleddet har engasjert revisor.

Mal for kontrollutvalgets beretning og sjekkliste for kontrollutvalg ligger som vedlegg til Horten Biljardklubbs økonomihåndbok.